Informativa sulla Privacy

2.1 Esecuzione del Contratto — Art. 6.1.b GDPR

• Registrazione e autenticazione degli utenti alla piattaforma
• Gestione operativa dei turni di lavoro e della pianificazione presenze
• Timbratura elettronica tramite geolocalizzazione GPS per attestare la presenza sul sito di lavoro
• Generazione di report retributivi e accesso ai cedolini paga in formato digitale
• Invio di notifiche push relative a turni assegnati, modifiche e comunicazioni operative

2.2 Obbligo Legale — Art. 6.1.c GDPR

• Tenuta dei registri di presenza (D.Lgs. 66/2003)
• Conservazione dei certificati sanitari ai sensi della normativa giuslavoristica
• Gestione delle ferie e dei permessi ai sensi del CCNL applicabile
• Mantenimento dei registri di sicurezza e tracciabilità (conformità NIS2 — D.Lgs. 138/2024)

2.3 Interesse Legittimo — Art. 6.1.f GDPR

• Verifica della presenza sul luogo di lavoro tramite geofencing GPS
• Verifica della regolarità delle timbrature a supporto della gestione aziendale
• Sicurezza informatica dei sistemi e prevenzione di accessi non autorizzati

2.4 Dati Sanitari — Base Giuridica Speciale (Art. 9.2 GDPR)

Il trattamento dei dati sanitari (certificati di malattia, idoneità medica) è fondato sull'Art. 9.2.b GDPR (obblighi di diritto del lavoro e della sicurezza sociale) e sull'Art. 9.2.h (fini di medicina del lavoro). Normativa nazionale di riferimento: Art. 2-sexies D.Lgs. 196/2003.

Quando viene acquisita la posizione

La posizione GPS viene rilevata esclusivamente in due momenti per ogni turno di lavoro:

• Al momento del check-in (inizio turno)
• Al momento del check-out (fine turno)

Non viene effettuato alcun tracciamento continuo o periodico della posizione dell'Operatore durante lo svolgimento del turno.

Scopo dell'acquisizione

• Validazione di prossimità (geofencing): verifica che l'Operatore si trovi entro il raggio autorizzato dalla postazione di lavoro assegnata (raggio predefinito di prossimità configurabile dall'azienda cliente)
• Registrazione attestazione di presenza: le coordinate geografiche vengono registrate a corredo dell'attestazione di presenza del turno

Cosa NON viene fatto

• Nessun tracciamento continuo della posizione durante il turno
• Nessuna profilazione degli spostamenti o delle abitudini dell'Operatore
• Nessuna comunicazione delle coordinate a terzi, salvo obblighi di legge

Conservazione

Le coordinate GPS di check-in e check-out vengono conservate per 5 anni dalla data del turno, in quanto parte integrante del registro delle presenze e delle timbrature lavorative. Trascorso tale periodo vengono eliminate.

Responsabilità del Datore di Lavoro ex Art. 4 L. 300/1970

Prima di attivare la funzione di timbratura GPS per i propri lavoratori, l'azienda cliente (datore di lavoro) è tenuta a:

• Stipulare un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali (RSA/RSU), oppure
• Ottenere l'autorizzazione dell'Ispettorato Territoriale del Lavoro

INGENIA S.R.L. fornisce il supporto applicativo e tecnologico. La responsabilità dell'adempimento agli obblighi di cui all'Art. 4 L. 300/1970 compete esclusivamente al datore di lavoro.

Dati sanitari trattati

• Periodi di assenza per malattia (date di inizio e fine) e relativo certificato medico digitale
• Idoneità lavorativa e scadenze di abilitazioni/certificazioni professionali obbligatorie (es. corsi di sicurezza, primo soccorso, antincendio)
• Stato di validazione documentale

Garanzie specifiche

• Accesso strettamente riservato al solo personale autorizzato alla gestione del personale dell'azienda cliente
• I dati sanitari non sono in alcun modo visibili ad altri colleghi o operatori
• Conservazione: 5 anni dal termine del rapporto contrattuale, salvo diversi obblighi di legge

Ai sensi del D.Lgs. 104/2022 (Decreto Trasparenza) e del Regolamento UE 2024/1689 (AI Act), si forniscono le seguenti informazioni sull'utilizzo di strumenti digitali di ausilio:

Verifica di conformità delle timbrature

Il sistema verifica la corrispondenza temporale tra gli orari previsti di turno e gli orari effettivi di timbratura, segnalando eventuali discordanze o mancate registrazioni.

Supporto alla pianificazione operativa

La piattaforma può includere funzionalità di ausilio (anche basate su algoritmi intelligenti) volte a facilitare la pianificazione e l'abbinamento dei turni, tenendo conto di disponibilità dichiarata, assenze giustificate e requisiti professionali richiesti. La pianificazione e l'assegnazione finale rimangono sempre sotto la supervisione e la decisione di operatori umani.

Diritto alla spiegazione

Ai sensi del D.Lgs. 104/2022, l'interessato ha diritto di richiedere informazioni sui criteri generali utilizzati dai sistemi digitali di supporto nella pianificazione dei turni. La richiesta può essere inoltrata al proprio datore di lavoro o a INGENIA S.R.L.

• Localizzazione dei dati: i server primari e le banche dati della piattaforma sono localizzati all'interno dello Spazio Economico Europeo (Unione Europea).
• Fornitori internazionali: ove alcuni servizi di supporto tecnico o trasmissione notifiche coinvolgano fornitori globali, i trasferimenti avvengono nel pieno rispetto degli Artt. 44 e ss. del GDPR, mediante l'adozione di Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea e misure tecniche di sicurezza supplementari.

In qualità di interessato, hai diritto di esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti garantiti dal GDPR:

INGENIA S.R.L. adotta rigorose misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'Art. 32 GDPR e della Direttiva NIS2 (D.Lgs. 138/2024):

• Protezione delle credenziali: autenticazione sicura con crittografia unidirezionale robusta per la custodia delle credenziali di accesso
• Controllo degli accessi per profili: autorizzazione granulare basata sul principio del minimo privilegio, per cui ogni figura accede unicamente ai dati strettamente pertinenti al proprio ruolo
• Crittografia dei dati in transito: canali crittografati mediante protocolli TLS di ultima generazione su tutte le comunicazioni applicative
• Crittografia dei dati a riposo: protezione dei dati archiviati mediante standard crittografici avanzati (AES-256)
• Tracciabilità e audit protetto: registrazione inalterabile degli eventi rilevanti di sicurezza e delle operazioni di gestione per prevenire abusi o manomissioni
• Isolamento logico dei dati: rigorosa separazione logica dei dati e delle risorse afferenti a ciascuna azienda cliente
• Minimizzazione e riservatezza: trattamenti limitati ai soli dati necessari per le finalità operative e contrattuali
• Controlli di integrità temporale e spaziale: verifiche automatiche anti-alterazione sui parametri di timbratura
• Gestione del ciclo di vita dei token: rimozione immediata degli identificativi temporanei di sessione e notifica al logout o alla revoca dell'account

Ingenia HR è destinata esclusivamente a utenti maggiorenni nell'ambito di rapporti di lavoro. INGENIA S.R.L. non raccoglie intenzionalmente dati personali di minori di 18 anni. Qualora venissimo a conoscenza di dati di minori trattati erroneamente, provvederemo alla loro immediata cancellazione.

INGENIA S.R.L. si riserva il diritto di aggiornare la presente informativa per adeguarla a modifiche normative, tecnologiche o operative. Le modifiche sostanziali verranno comunicate agli utenti con almeno 30 giorni di preavviso tramite notifica push e/o email. La versione aggiornata sarà sempre consultabile all'interno dell'applicazione.